Politique de confidentialité de docTeller

V 1 Applicable au 1er février 2023

docTeller accorde une grande importance à votre vie privée ainsi qu'à la protection de vos données à caractère personnel et prend toutes les précautions raisonnables pour assurer leur protection.

La présente Politique a pour objet de vous informer sur les procédures et les traitements de données à caractère personnel qui sont mis en place à l'occasion du fonctionnement de notre site, de notre Plateforme et des services qu'ils proposent. Cette Politique a pour objet de vous informer des mesures prises concernant la protection de vos données personnelles conformément au Règlement Général sur la Protection des Données ou « RGPD » de l'Union européenne du 27 avril 2016 (n°2016/679) et à la loi du 6 janvier 1978 modifiée.

Vous trouverez, dans la présente politique, un paragraphe dédié à la gestion des cookies que nous utilisons.

Les termes « nous » ou « nos » utilisés dans la présente Politique de confidentialité désignent docTeller.

Dans la suite de ce document, nous utilisons indifféremment les termes « données personnelles », « données à caractère personnel » et « informations personnelles » pour désigner les informations vous identifiant personnellement (noms, prénoms, adresses professionnelles, etc.), des données qui sont liées à vous (réponses apportées aux questions portées sur nos formulaires), ainsi que les données de connexion ou de navigation sur notre site et notre Plateforme (le cas échéant adresse IP, date et heure de connexion), mais également les informations tirées des documents numériques que vous nous demandez d'analyser en application de nos services (cf. nos CGU et CGV applicables).

Vous trouverez notamment les réponses à vos questions classées par thématiques dans les sections suivantes :

1. Qui sommes-nous ?

docTeller, est une société par actions simplifiée, au capital de 3 215 000 €, dont le numéro d'inscription au registre du commerce et des sociétés est 879 954 089, dont le siège social est situé au 8-10 rue d'Astorg, 75008 Paris.

Nous sommes le responsable du traitement du sens du Règlement (UE) 2016/679 du Règlement Général pour la Protection des Données (ci-après « RGPD »), pour les procédures et les traitements de données à caractère personnel qui sont mis en place à l'occasion du fonctionnement du site, de notre Plateforme et des démonstrations des services que nous proposons.

En tant que tel, nous nous engageons à respecter le cadre des dispositions légales en vigueur et notamment à prendre toutes les mesures raisonnables pour s'assurer de l'exactitude et de la pertinence des données personnelles au regard des finalités pour lesquelles nous les traitons.

2. Périmètre d'application

Cette Politique est propre aux traitements de données à caractère personnel qui sont mis en place à l'occasion du fonctionnement du site, de notre Plateforme et des démonstrations des services que nous proposons. Les traitements réalisés en tant que sous-traitant pour les services que nous proposons à nos clients sont encadrés via des engagements spécifiques de sous-traitance annexés aux CGV et CGU.

3. Type de données à caractère personnel collectées et fondement légal de leur traitement

Concernant la collecte de données personnelles liées à votre navigation Internet (cookies), nous vous invitons à prendre connaissance du paragraphe dédié à la gestion des cookies.

Nous collectons également les données que vous nous adressez spécifiquement pour chaque finalité (les traitements effectués dans le cadre de nos prestations de services, sont décrites dans lesdites conditions générales de vente qui les encadrent) :

Les données professionnelles vous permettant de prendre contact avec nous via notre formulaire en ligne (email professionnel et contenu de vos messages) que vous nous communiquez afin de prendre contact avec nous et d'en savoir plus sur nos services ou sur ce que nous pouvons vous apporter. La base juridique de ces traitements est le consentement, que vous exprimez quand vous remplissez volontairement et de votre propre initiative ce formulaire ;
Les données professionnelles vous permettant de créer, de gérer votre compte en ligne sur notre site, et notre Plateforme (nom, prénom, email professionnel, téléphone professionnel) et de bénéficier de nos services. La base juridique de ces traitements est le contrat encadrant la création de votre compte (nos CGV) pour les informations strictement nécessaires à cette ouverture de compte, à sa gestion et à l'exécution des CGV;
Les données professionnelles permettant de vous inscrire à notre newsletter (email professionnel), ainsi que les informations que vous avez pu nous communiquer à l'occasion de prises de contact avec nous ou de démonstration de nos produits et services. Nous utilisons des données à des fins marketing, afin de vous présenter nos produits et services actuels ou futurs, mais également d'organiser le cas échéant des enquêtes de satisfaction, de permettre notre développement commercial ou encore de défendre nos intérêts en cas de litige. La base juridique de ces différents traitements est notre intérêt légitime, compte tenu du fait que les coordonnées utilisées sont des coordonnées professionnelles et que nous vous contacterons en tant que professionnel ;
Les données de paiement qui nous seront communiquées à l'occasion du règlement de vos factures en fonction des modalités définies. Ces données sont d'une part traitées sur la base légale de l'exécution contractuelle (nos CGV) pour le suivi commercial voire les hypothèses de contentieux et d'autres sur la base de l'intérêt légitime voire de certaines obligations légales pour les finalités de la lutte contre la fraude, le blanchiment d'argent et le terrorisme, lorsqu'elles sont traitées par notre prestataire de services de paiement.
Les fichiers journaux de consultation de nos sites internet, de notre Plateforme, des services, et de la démonstration en ligne que nous fournissons, afin d'en optimiser le fonctionnement et de faciliter les interactions avec nos services et les informations que nous fournissons (langue du navigateur, pays supposé de consultation, pages consultées, etc.) et également afin de sécuriser lesdits sites et Plateforme, y compris en nous assurant que certains de nos formulaires en ligne sont bien renseignés par une personne humaine et non un robot. Les informations collectées peuvent ainsi inclure les adresses IP allouées à vos appareils par votre prestataire de service Internet, votre système d'exploitation, votre navigateur internet, les configurations de vos matériels et logiciels de connexion ou encore la date et l'heure de consultation.

À noter : les informations signalées par un astérisque (*) dans les différents formulaires de collecte que nous utilisons sont indispensables au traitement de votre demande.

4. Durées de conservation

Vos informations personnelles ne seront pas conservées au-delà de la durée strictement nécessaire. En particulier :

Vos données de gestion de votre compte sont conservées cinq ans à compter de la fin du contrat. Toutefois, les données permettant d'établir la preuve d'un droit ou d'un contrat ou devant être conservées au titre du respect d'une obligation légale, le seront pendant la durée prévue par la loi en vigueur et pourront l'être jusqu'à l'issue de la durée de prescription applicable ;
Vos données de paiement, dans la mesure où elles nous auraient été communiquées directement, seront conservées de façon identique à vos données de gestion. Elles seront par ailleurs conservées suivant les modalités indiquées dans la politique de confidentialité de notre prestataire de services de paiement pour ce qui le concerne ;
Les données professionnelles utilisées à des fins de prospection sont conservées trois ans à compter de la dernière prestation de service effectuée ou du dernier contact de votre part ;
Concernant vos données de connexion (système d'exploitation, les configurations de vos matériels et logiciels de connexion - navigateur et langue du navigateur -, pays supposé de consultation, adresse IP, date et heure de connexion, pages consultées), elles sont conservées pendant une durée maximale de douze mois.

5. Cas des données traitées dans le cadre des démonstrations

Les données se trouvant dans les documents communiqués à l'occasion et afin de la réalisation d'une démonstration, sans création de compte client, sont traitées dans le cadre des conditions générales d'utilisation et en tant que sous-traitant. Dans ce cadre, peuvent nous être communiqués des documents d'identité ou des documents financiers (tels que Carte d'identité, Passeport, Permis de conduire, Carte Grise, Relevé d'Informations, Certificat Provisoire d'Immatriculation, RIB/IBAN, KBIS, SIREN, etc.) dont nous extrayons les informations demandées afin de vous les adresser.

Les données extraites ne seront pas conservées plus longtemps que le temps nécessaire pour vous fournir ce service et afficher le résultat en ligne.

6. Mesures de confidentialité et de sécurité

Nous prenons toutes les mesures nécessaires et raisonnables (physiques, logistiques, organisationnelles) pour protéger vos données au moment de leur transmission sur notre site, notre Plateforme ou nos applications, en particulier contre la perte, l'usage abusif, l'accès non autorisé, la divulgation, l'altération ou la destruction, via des mesures de sécurité telles que la détection des vulnérabilités, le déploiement du protocole HTTPS, ou encore la mise en œuvre de procédés de pseudonymisation et d'anonymisation, etc.

Selon la typologie des données collectées et leurs finalités, les traitements ne sont effectués que par le personnel habilité conformément à nos exigences de confidentialité et de sécurité dans la constitution des fichiers, les échanges avec nos partenaires et sous-traitants, le transfert de ces données (cf. ci-dessous).

7. Destinataires des données

Les informations personnelles que vous êtes susceptibles de renseigner pourront être consultées par le personnel de notre société, les services chargés du contrôle (commissaire aux comptes notamment le cas échéant), nos conseils juridiques et nos sous-traitants dans le strict cadre des finalités que nous vous avons présentées. Nous vous précisons à ce titre que nous avons souscrit avec nos sous-traitants des clauses de sécurité strictes, conformes aux exigences les plus strictes du Règlement Général sur la Protection des Données ou « RGPD ».

Les informations permettant le paiement de nos Services seront transmises à notre prestataire de service de paiement que nous mettons à votre disposition et qui sera le responsable de traitement de vos données de paiement, à la fois pour assurer leur sécurité via des solutions de sécurité éprouvées (TLS, 3D Secure, etc.) et à la fois pour le respect des contraintes réglementaires et prudentielles applicables (lutte contre la fraude, le blanchiment d'argent et le terrorisme, etc.).

Par ailleurs, afin de nous assurer que certains de nos formulaires en ligne sont bien renseignés par une personne humaine et non un robot, nous devons procéder à des vérifications en ligne. Ces vérifications sont réalisées par le biais de l'outil « hCaptcha » qui permet d'analyser le comportement de l'internaute sur notre site internet, sur la base de divers éléments tels que l'adresse IP ou encore le temps passé sur une page. Ces données sont collectées et analysées par hcaptcha sur le plan technique.

8. Transfert international de données

L'essentiel des traitements de données que nous réalisons a lieu au sein de l'Union européenne. Ainsi, nous avons par exemple choisi de n'utiliser certains prestataires étrangers qu'à la condition qu'ils configurent leurs services pour ne traiter les données qu'au sein de l'Union européenne et limiter ainsi ces hypothèses de transferts. Nous pouvons toutefois être amenés à transférer vos données personnelles à des prestataires de services en dehors de l'Espace Économique Européen (EEE). Dans ce cas, soyez assurés que ceux-ci sont astreints à des règles et des mesures spécifiques afin d'assurer le niveau de sécurité approprié pour la protection de vos données à caractère personnel. Cela signifie que nous fonderons nos transferts sur la base de la réglementation applicable (clauses contractuelles standard approuvées par la Commission européenne dans nos contrats avec des tiers en dehors de l'EEE, transfert vers des pays à la protection reconnue comme adéquate par la Commission européenne, etc.).

Pour plus d'informations, vous pouvez contacter notre Délégué à la Protection des données à l'adresse suivante : [email protected].

9. Droits d'accès, de rectification et d'effacement

Nous vous rappelons que vous avez le droit :

D'être informé concernant la manière dont vos données sont traitées ;
D'accéder à vos données ;
De vous opposer, pour des motifs légitimes, à ce que vos données fassent l'objet d'un traitement et notamment à ce que vos données soient utilisées à des fins de prospection commerciale ;
De limiter certaines utilisations de vos données ;
De rectifier des informations incorrectes, ainsi que de nous demander de supprimer certaines informations ;
De contester la manière dont vos données personnelles sont traitées ;
De bénéficier d'un droit à la portabilité de vos données concernant vos données indiquées sur les formulaires de contact ainsi que celles vous permettant de créer et de gérer votre compte en ligne ;
De définir des directives relatives au sort de vos données à caractère personnel après votre décès en application de l'article 32 de la loi du 6 janvier 1978.

10. Nous contacter

La protection des données personnelles est un droit fondamental, et vous pouvez à tout moment contacter notre Délégué à la Protection des données par email ([email protected]) ou, à défaut, par courrier postal adresséà notre DPO et envoyé à l'adresse suivante : 8 rue d'Astorg, 75008 Paris. Cependant, nous nous réservons la possibilité de vous demander de justifier de votre identité et de la pertinence de votre demande.

Si malgré notre réponse, vous n'étiez pas satisfait, vous avez la possibilité de contacter directement la Commission Nationale Informatique et Liberté (CNIL) à l'adresse suivante https://www.cnil.fr/fr/vous-souhaitez-contacter-la-cnil.

11. Évolution du périmètre du groupe

Si nous sommes rachetés ou nous fusionnons avec une autre société, ou s'il y a une restructuration du groupe, il y aura un transfert de vos données personnelles vers la nouvelle entité. Si cette hypothèse devait se concrétiser, nous appliquerions des règles identiques à celles énoncées dans la présente Politique à vos données personnelles ainsi que vos droits vis-à-vis de l'utilisation de celle-ci.

12. Modification de notre Politique de Confidentialité

Si une modification significative de notre Politique de Confidentialité devait s'imposer, nous vous en informerions par tout moyen utile, en vous rappelant la possibilité de supprimer vos données si les changements apportés n'étaient malheureusement pas en mesure de vous satisfaire.

13. Utilisation des cookies

Nous utilisons des cookies, afin de mieux comprendre votre usage et votre navigation sur notre site. Ceci nous aide à connaître les modules à améliorer afin qu'il corresponde le plus possible à vos attentes.

Les cookies sont des fichiers informatiques inscrits sur votre terminal de connexion (votre ordiphone, tablette ou ordinateur par exemple). Ils ont une durée de vie limitée.

Nous utilisons deux types de cookies :

Les cookies dits fonctionnels, ceux-ci contribuent au fonctionnement du site et à la fluidité de votre navigation (notamment quant au choix de la langue de consultation). Ces cookies sont indispensables au bon fonctionnement du site web et ne peuvent pas être désactivés de nos systèmes. Ils ne sont généralement qu'activés en réponse à des actions que vous effectuez et qui correspondent à une demande de services, comme la configuration de vos préférences de confidentialité, la connexion ou le remplissage de formulaires. Vous pouvez configurer votre navigateur pour bloquer ou être alerté de l'utilisation de ces cookies. Cependant, si cette catégorie de cookies est bloquée, certaines parties du site ne pourront pas fonctionner. Nous utilisons ces cookies sur la base de notre intérêt légitime. À défaut d'effacement depuis votre navigateur ou votre terminal de connexion, possible à tout moment, ceux-ci seront conservés 13 mois à compter de leur dépôt.
Les cookies de mesures d'audience, ceux-ci nous permettent de connaître le nombre de personnes ayant navigué sur notre site et/ou ayant testé notre Démonstration et/ou utilisant nos Services. Ceux-ci permettent la génération d'informations statistiques. Nous suivons à ce titre les positions de la CNIL et recueillons votre consentement pour tous les cookies de mesure d'audience qui le nécessitent, certaines technologies particulières protectrices de la vie privée ne le nécessitant pas forcément, comme la CNIL l'indique. Dans tous les cas et à défaut d'effacement depuis votre navigateur ou votre terminal de connexion, possible à tout moment, ceux-ci seront conservés jusqu'à 13 mois à compter de leur dépôt.